Ondersteun je team met slimme software

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on email

More (in English) like this on monday.com

De titel van deze bijdrage gaat over het “ondersteunen” van een #team en niet over het “managen” ervan. Mijn visie is dat je een team moet laten excelleren door vooral de communicatie in een team goed te ondersteunen. Dit is vooral belangrijk voor teams die in een relatief korte periode een duidelijk einddoel moeten bereiken. Als zo’n team dan ook nog eens van samenstelling kan veranderen dan begrijp je waarschijnlijk wel waarom ik zo gepassioneerd ben over #communicatie en het vastleggen daarvan. Als voorbeeld gebruik ik hier een team dat in een tijd van een paar weken een winnende offerte in moet leveren (vaak een #bidteam genoemd), maar er zijn natuurlijk ook andere situaties waar communicatie binnen een team doorslaggevend kan zijn voor het succes.

Samenvatting

Voor de communicatie binnen een team is het belangrijk dat de communicatie altijd opgeslagen blijft bij het onderwerp. Het maakt dan niet uit of het onderwerp een document, een taak, een beslissing of iets anders is. Dit is nog belangrijker als de communicatie over het onderwerp (bijvoorbeeld: hoe is er over dit risico gecommuniceerd) waardevol is in de toekomst. Een goed voorbeeld hiervan is de communicatie binnen een bid team waarbij dergelijke communicatie ook in de fase dat er geleverd moet worden zeer belangrijk is. Communicatie (bijvoorbeeld email) buiten de context van het onderwerp is na enige tijd zo goed als waardeloos. We zoeken dus naar #incontext communicatie.

Minstens net zo belangrijk is dat de manier van communiceren gedragen wordt door het gehele team. Dat betekent dat de oplossing voor ieder denkbaar platform beschikbaar moet zijn en bovendien uit moet nodigen om te gebruiken. De Engelstalige bijdrage “7 secrets to effective teamwork …” opent daarom ook met een beroemde quote: “Happy teams are all alike; every unhappy team is unhappy in its own way”.

Deze bijdrage is ingedeeld in onderwerpen die bij het maken van de winnende aanbieding belangrijk zijn om te communiceren binnen het bid team, waarbij het bid team kan bestaan uit interne of externe medewerkers.

  • Bestanden
  • Taken
  • Overige informatie
    • Beslissingen
    • Risico’s
    • Aannames
    • Problemen
    • Afhankelijkheden
  • Ideeën

Bestanden

Hier maak ik onderscheid in bestanden die de aanvraag voor de offerte vormen (inkomend) en bestanden die we aan moeten leveren als antwoord op de offerte aanvraag (uitgaand). Het is natuurlijk heel eenvoudig om bestanden te delen, hier zijn ruim voldoende oplossingen voor. Ook voor het (tegelijk) gezamenlijk maken en onderhouden van bestanden zijn goede oplossingen, denk hierbij aan Google Docs in combinatie met Google Drive of de combinatie Microsoft Office met OneDrive. De oplossing voor het gebruik binnen (bid) teams moet uiteraard deze mogelijkheden ondersteunen. Maar wat nu als één van de medewerkers binnen het team iets wil communiceren over zo’n bestand, bijvoorbeeld “@collega: heb je eis 19 gezien, kunnen we dat wel”. Voor een dergelijke vraag en ook het antwoord daarop wordt vaak gebruik gemaakt van email. Het nadeel daarvan is dat die email nu in een ander systeem staat dan het document zelf. Hoe gaan we dit in de toekomst nog terug vinden en kunnen andere teamleden deze communicatie wel zien?

Het is belangrijk dat dergelijke communicatie binnen hetzelfde platform als het originele document wordt opgeslagen zodat alle teamleden beschikken over deze communicatie. In plaats van een mail te sturen schrijven we een update over dit document. Natuurlijk kunnen we nog steeds een email ontvangen met een link naar nieuwe updates.

Taken

Voor het beheren van taken zijn ruim voldoende oplossingen beschikbaar in de vorm van project management software. Als we echter voor ieder deelgebied de best beschikbare oplossing gebruiken blijft er voor de communicatie weinig anders over dan de vertrouwde email. Ook hier weer de vraag hoe je dan de relatie tussen die email communicatie en de taak in de planning bewaard.

In de meeste project management software kan alleen de project manager de status van een taak bijwerken met veel telefoontjes en emails over de voortgang tot gevolg. Er valt ook iets voor te zeggen dat de eigenaar zelf de status van zijn toebedeelde taken mag wijzigen, maar dan wel graag met een korte omschrijving (update) er aan toegevoegd. Als meerdere personen een status kunnen veranderen is het natuurlijk belangrijk dat er ergens binnen het systeem vastgelegd wordt door wie en wanneer een status veranderd is. Dit wordt ook wel “shared #responsibility and #auditing” genoemd.

Overige informatie

Naast documenten en taken wordt er binnen de meeste projecten ook andere belangrijke informatie opgeslagen. Denk hierbij aan beslissingen, risico’s, aannames, problemen en afhankelijkheden. Dit soort informatie heeft dan ook nog eens specifieke eigenschappen, zoals een status, een eigenaar of een financiële impact. Juist vanwege deze eigenschappen wordt hiervoor vaak gebruik gemaakt van een Excel sheet met een aantal kolommen waar die eigenschappen genoteerd kunnen worden. Handig, maar ook hier weer de vraag: waar leg je de communicatie over deze zaken vast. Juist de communicatie over bijvoorbeeld een aanname of een risico kan het verschil maken tussen een succesvol en winstgevend project of een minder succesvol project (Google maar eens op “mislukt project”). Confucius (551-479 v.Chr.) wist het al: “De weg zelf is je bestemming“.

Het nu wel duidelijk waar dit naar toe gaat, denk ik. Bestanden, planning en overige belangrijke informatie allemaal op één plek en de communicatie hierover altijd in context van het onderwerp. Overzichtelijk, leuk om mee te werken en bereikbaar vanuit iedere Internet browser, Windows App, Android en iOS.

Ideeën

Nog één puntje van aandacht en dat betreft verantwoordelijkheden en mandaat. In een bidteam ligt de eindverantwoordelijkheid meestal bij de #accountmanager en de #bidmanager, het is daarom belangrijk dat zij ook de volledige controle hebben over zaken als taken, risico’s en aannames. Aan de andere kant wil je verantwoordelijkheden wel door kunnen geven aan de eigenaar van bijvoorbeeld dat risico. In de omgeving die we voor Excellent Bid hebben ingericht, hebben de eigenaren (ja, het kunnen er meer dan één zijn) de bevoegdheid om een status aan te passen. Prima, maar dan moeten we wel zeker weten dat we altijd terug kunnen vinden waarom een status veranderd is. Het is dan ook goed gebruik om een korte update te geven als iemand de status veranderd. En je raadt het al, natuurlijk binnen de context van het onderwerp.

Het aanmaken van nieuwe taken, risico’s, aannames en andere belangrijke onderwerpen is voorbehouden aan de eindverantwoordelijke. Natuurlijk wil je voorkomen dat er dan weer emails verzonden worden door teamleden met het verzoek een nieuwe aanname aan te maken. Andere teamleden moeten dit natuurlijk ook terug kunnen vinden. Daarom gebruiken ze bij Excellent Bid nog een vierde tabel waar alle teamleden onderwerpen aan toe kunnen voegen. Zij kunnen daarbij aangeven of het een risico, een aanname, een afhankelijkheid of iets anders betreft. Andere teamleden kunnen door te stemmen aangeven dat zij het eens zijn met het verzoek dat onderwerp aan te maken (onder de aandacht te brengen van de accountmanager). Tot slot geeft dan de bidmanager aan dat het onderwerp inderdaad opgenomen en veranderd het type in opgenomen (Included).

Tot slot

Als je net zoveel plezier beleeft aan het lezen van deze blog dan ik aan het schrijven ervan, heb ik voor een belangrijk deel voldaan aan mijn doelstelling. Ik hoop dat je er iets van hebt kunnen leren en het toe kunt passen in het volgende project. Ik ben altijd beschikbaar om je hierbij te helpen.

Ongestructureerd

De oplossingen van monday.com helpen u net voldoende structuur aan te brengen om uw teams zo efficiënt mogelijk te laten samenwerken. Ideaal voor een SCRUM aanpak of gewoon als er paar klussen geklaard moeten worden.
Lees verder om te kijken wat wij voor uw teams kunnen betekenen.

Gestructureerd

Met uw voorkeur voor een gestructureerde team aanpak zult u zich zeker thuis voelen bij de oplossingen van monday.com. Communicatie, planning en file sharing in één gestructureerde omgeving.
Lees verder om te kijken wat wij voor uw teams kunnen betekenen.